Visualisér din kontraktledelse og styrk samarbejdet

Visualisér din kontraktledelse og styrk samarbejdet

Nøglen til godt samarbejde og god kontraktstyring er evnen til at formidle informationer således, at modtageren forstår budskabet korrekt og der opnås fælles forståelse for målet. Her spiller brugen af visuel kommunikation en vigtig rolle i at opnå succes med kontraktstyringen. Men hvad er det, der gør visuel kommunikation til et kraftfuldt værktøj, og hvordan kan det anvendes til at forbedre samarbejdet i en positiv retning?

 

Hvad er visuel kommunikation og hvordan anvendes det?

Visuel kommunikation er brugen af visuelle værktøjer, f.eks. billeder, grafik, infografik, diagrammer og grafer eller symboler, som anvendes til at formidle information på en klar og kortfattet måde. Målet er at gøre komplekse informationer lettere at forstå ved at præsentere informationerne i et format, som modtageren hurtigt og nemt kan identificere og drage konklusioner ud fra. 

Et rigtig godt eksempel er det gule og det røde kort fra fodbold. Opfinderen af de to kort var den engelske fodbolddommer Ken Aston, som første gang introducerede kortene ved FIFA World Cup i Mexico i 1970. Kortene blev brugt som visuel kommunikation overfor spillerne til at sikre et flydende spil, hvor ”skurkene” hurtigt og tydeligt blev identificeret. Altså en kamp hvor dommerens afgørelse var synlig for alle og samtidig sikrede, at spillet ikke gik i stå på grund af unødige diskussioner mellem spillerne.      

Forstil dig at dommeren i stedet for det gule eller røde kort trak en tyk bog op af lommen og slog op på side 275 under §68, stk. 3 og begyndte at læse op. Kampen ville gå fuldstændig i stå. Publikum ville blive irriteret og spillernes motivation for at yde deres bedste ville dale markant. 

Prøv nu at omsætte denne tankegang til kontraktstyring.

Målet med kontraktstyring er at opnå et ”flydende spil” – altså et godt samarbejde, hvor alle arbejder mod samme mål og bidrager med deres bedste performance. Hvis vi skal opnå et ”flydende spil”, er vi nødt til at forholde os til måden, vi skriver og formidler kontrakter på. I dag er kontrakter ofte skrevet i et alt for juridisk tungt sprog i forhold til kontrakternes størrelse, ofte fordi vi ønsker at sikre aftalegrundlaget bedst muligt. Det giver naturligvis god mening, men vi glemmer, at mange mennesker kan have svært ved at omsætte det tunge juridiske sprog til ”almindelig tale”. Det skaber unødige konflikter og tvister, fordi kontrakten fejlfortolkes eller misforstås, og motivationen for at yde den bedste performance mindskes kraftigt. 

 

Det gode er, at vi faktisk ret let kan ændre på dette. Det kræver blot, at vi åbner op for en mere visuel og positiv til gang til kontraktledelse, hvor vi gør brug af visuelle værktøjer til at formidle det juridiske sprog. Især i mindre kontrakter vil det have stor positiv betydning for kommunikationen mellem den kontraktansvarlige, interessenter og leverandører, at sproget ”forenkles”. Det vil kort og godt gøre kontraktvilkår og -betingelser mere forståelige for alle involverede parter, og skabe fælles forståelse for de mål der arbejdes hen imod. 

   

Dommerkort kan f.eks. kombineres med advarsler, hvor det gule kort eksempelvis kan anvendes som første advarsel inden en skriftlig advarsel.

 

Hvorfor er visuel kontraktledelse vigtigt?

At anvende visuel positiv kontraktledelse handler dog ikke kun om at gøre brug af visuelle værktøjer. Det handler i lige så høj grad om, at den kontraktansvarlige er proaktiv og synlig i sin kontraktstyring. Det er den kontraktansvarliges ansvar at ”oversætte” det juridiske sprog og sikre, at kontraktvilkår og -betingelser bliver forstået, overvåget og håndhævet korrekt af både interessenter og leverandører. Det spiller en afgørende rolle, at den kontraktansvarlige tør anvende de visuelle værktøjer i sin kommunikation, og formår at gøre kommunikationen simpel og letforståelig for modtagerne.

Bruges visuel kommunikation proaktivt kan det blive et kraftfuldt værktøj i kontraktstyringen, og være med til at forbedre den overordnede kvalitet i relationen mellem interessenter og leverandører på flere måder: 

 

• Øget gennemsigtighed

Der opbygges tillid og forståelse mellem interessenter og leverandører, når den kontraktansvarlige præsenterer kontraktvilkår, roller og ansvar på en klar og gennemsigtig måde. Det er med til at mindske risikoen for misforståelser, fejlfortolkninger og tvister og åbner for et positivt og tillidsfuldt samarbejde.    

 

• Spare tid

En proaktiv og synlig kontraktledelse, lige fra udbud til drift af en kontrakt, er med til at skabe fælles forventninger om det mål, der arbejdes hen imod. Når de fælles forventninger visualiseres, bidrager det til et positivt og produktivt samarbejde mellem de involverede parter. Et godt og produktivt samarbejde er med til at øge effektiviteten, og det sparer tid på den lange bane.  

 

• Bedre forståelse for vigtige informationer

Videnskabelige undersøgelser viser at visuelt indhold opfattes hurtigere i hjernen og er enklere at forstå end information i tekstform, og derfor huskes nemmere. Ved at anvende visuelle værktøjer i kontraktstyringen, sikrer den kontraktansvarlige at vigtig information ikke overses. Det kan for eksempel være anvendelsen af infografik til at forklare kontraktvilkår og -betingelser, eller at fremhæve vigtige informationer såsom deadlines, leverancer og milepæle, så alle parter holdes på sporet og arbejder mod de samme mål. 

 

• Facilitere samarbejdet

Visuel kommunikation kan være med til at facilitere samarbejdet, sådan at interessenter og leverandører altid ved, hvor de skal henvende sig for at få hjælp ved spørgsmål til kontraktvilkår og -betingelser. Det mindsker risikoen for unødige konflikter og tvister i samarbejdet.   

 

 

Vi skal ud af vores komfort zone

Så hvordan kommer vi i gang? Vi bør nytænke måden at gå til kontraktledelse på og turde at gøre det simpelt. Gøre brug af de visuelle værktøjer vi har til rådighed, og kombinere dem med en positiv tilgang til kontraktledelse. Det vil åbne for et mere gennemsigtigt, positivt og effektivt samarbejde gennem hele kontraktens livscyklus. 

Første skridt er at få identificeret de typer af informationer i kontrakten, som vil drage størst fordel af at blive præsenteret visuelt. Kontrakten skal være et redskab, der kan bruges aktivt i kontraktstyringen. Især de mindre kontrakter skal gøres simple og letforståelige, så alle er enige om, hvad der forventes og hvornår, uden at det kræver større ressourcer fra interessenter og leverandører.  

Dernæst er det vigtigt at vælge de rigtige visuelle værktøjer til at formidle informationerne fra kontrakten. Har man ikke tidligere arbejdet med visuel kommunikation i kontraktstyringen, så kræver det engagement fra både ledelse, kontraktansvarlig og interessenter. Det er vigtigt, at alle parter forstår betydningen af de visuelle værktøjer, og hvordan man bruger dem effektivt. Udvælgelsen af visuelle værktøjer kan betyde oprettelse af brugerdefinerede diagrammer og grafer, udvikling af infografik, brug af datavisualiseringssoftware til at arbejde med interaktive visualiseringer osv.  

Vi skal ud af vores komfort zone, og gøre brug af de visualiseringsmuligheder, som ligger lige foran os, så vi bliver mere visuelle i vores kontraktledelse. En visuel og positiv til gang til kontraktledelse skaber bedre forståelse for kontraktvilkårene, styrker samarbejdet og åbner for lettere at identificere muligheder og risici. I sidste ende sikrer det, at kontrakten bliver forstået, overvåget og håndhævet korrekt af alle involverede parter, samtidig med at der opnås gode resultater. 

Artiklen er skrevet af Chanette Lyngsåe, der underviser på NSCCMs kursus VPK Metoden – Visuel, Positiv Kontraktstyring, d. 20. september 2023. Du kan læse mere om kurset her