Synliggørelse af de værdier der skabes af Indkøb

Indkøbsafdelinger står i de fleste virksomheder i dag for en stor værdiskabelse, men ofte bliver det ikke bemærket af ledelsen. 

De værdier der bliver skabt fremkommer gennem mange forskelligartede tiltag, f.eks.  besparelser, optimering af processer, bedre leverandørsamarbejde, optimerede specifikationer i produktionen, cost avoidance og bedre betalingsbetingelser. 

Men på trods af værdiskabelser får Indkøb ikke megen taletid i de fleste virksomheder, og er sjældent repræsenteret på C-level. Dette skyldes typisk, at værdiskabelsen ikke er synliggjort for ledelsen. 

På vejen mod en mere synlig Indkøbsafdeling kommer man ikke uden om, at det er vigtigt at finde gode værktøjer og metoder til at synliggøre resultaterne på. 

Skab et solidt Dashboard 

En anbefalelsesværdig metode, er at skabe et solidt Dashboard, som er alignet med virksomhedens overordnede strategi. Dashboardet skal indeholde relevante KPI’er for virksomheden og Indkøbsafdelingen.

Herved opnås ikke alene besparelser og effektiviseringer, men også en forståelse i organisationen og i ledelsen for, hvilke værdier der skabes, og som kan komme hele organisationen til gode.

Eksempel på Dashboard med udvalgte KPI'er

Overvej valg af KPI’er

Det er nødvendigt at være kritisk overfor hvilke KPI’er, der måles på, da man kan ende i et KPI-tyranni, som hverken giver mening eller værdi. De KPI’er, der udvælges og måles på, skal være alignet hele vejen fra toppen til den enkelte afdeling og bruges aktivt i det daglige arbejde.

Eksempler på relevante KPI’er:

• Besparelser: Er den mest almindelige KPI, der bruges i Indkøb/procurement. Her er det vigtigt, at der er overensstemmelse med hvad og hvordan en besparelse beregnes, således at den værdi/besparelse, der skabes, er synlige og troværdige for både ledelse og afdeling. Besparelserne, der skabes, skal kunne ses i virksomhedens budgetter/regnskaberne enten som lavere cost eller højere resultat.

• Antal leverandører: Denne KPI er vigtig, hvis virksomheden ønsker at konsolidere flere af deres omkostninger hos færre leverandører og dermed opnå mængderabatter og en mulighed for at være en større kunde. Det kan også være relevant at få reduceret antallet af leverandører i forhold til en lettere håndtering f.eks. ved GDPR, Risk og CSR.

• Compliance på kontrakterne: Denne KPI kan være svær at måle på, men er yderst relevant, da det ikke nytter meget at lave en god aftale med en leverandør, hvis ingen i virksomheden efterfølgende bruger den.

• Antal gennemførte projekter: Denne KPI er relevant især internt i Indkøbsafdelingen, for at se på hvor mange projekter afdelingen gennemfører. Den giver samtidig et godt billede af indkøbsafdelingens kapacitetsmuligheder og udnyttelse.

• Cost avoidance: Denne KPI er også en besparelses-KPI, men en besparelse der er fremkommet pga. Indkøb har spottet en mulighed for at reducerer omkostningerne. Det kan f.eks. være, hvis virksomheden bliver opmærksom på kontrakter, der autoforlænges eller opsiger en kontrakt som virksomheden ikke længere har brug for.

• Spend under kontrol: Denne KPI kan også være svær at måle på, men er yderst relevant. Den viser, hvor stor en del af virksomhedens omkostninger der kontrolleres af Indkøb, og hvor stor en del der går uden om afdelingen. I dette ligger der en stor risiko for, at virksomheden går glip af nogle store besparelser, men også andre risikoer kan oppebæres af dette, f.eks. CSR, uoverensstemmelser med leverandørerne mm.

• P2P: Denne KPI bruges i virksomheder med et ERP-system samt et Procure-to-pay setup. Her måles der på, om der er lavet en PO-ordre inden køb af en vare eller ydelse. Herved sikrer virksomheden at der er fuld visibilitet og kontrol over deres omkostninger.

Det er vigtigt, at KPI’er bruges aktivt efterfølgende både for at synliggøre resultater og for at kunne spore forbedringsmuligheder.

På NSCCMs kursus Strategisk Indkøb bliver I undervist i hvordan man professionelt kan arbejde med at gøre Indkøbs performance mere synlig på C-level. Bl.a. lærer I om nedenstående relevante områder, som I også kommer til at arbejde med i praksis:

• At opbygge en robust pipeline som skaber solide resultater
• Hvordan resultaterne måles og bruges
• Konsensus med ledelsen omkring KPI’er og hvordan de måles
• Opbygning af et Procurement Dashboard
• Monitorering og styring af KPI’er

Artiklen er lavet i samarbejde med Bettina Rønn Laugesen, der underviser på NSCCMs kursus Strategisk Indkøb.

Du kan læse et interview med Bettina, hvor hun fortæller mere om udviklingen indenfor Indkøb/Procurement, og giver flere vinkler på hvordan du strategisk kan arbejde med at udvikle området.