Få styr på de vigtigste friktionspunkter i kontraktprocessen - og høst helt op til 15 % i værdi

Det siges, at kontrakter er livsnerven i enhver virksomhed. Det er helt sikkert rigtigt: uden kontrakter ville mange virksomheder være værdiløse, og forvalter man kontrakterne dårligt, vil det også hurtigt være slut med forretningen.  

At håndtere kontrakter med henblik på optimal opfyldelse er en krævende opgave i sig selv. Hvis man sætter fokus på selve kontraktprocessen, så viser det sig, at den sjældent kører som en velsmurt maskine.

I en undersøgelse fra december 2020: ”Faster contracts. Better contracts. Eliminating friction points in contracting” har World Commerce and Contracting i samarbejde med SirionLabs således identificeret mere end 40 "friktionspunkter" i den gennemsnitlige kontraktproces. 

Billedet viser forsiden af WorldCC´s og SirionLabs undersøgelse om friktionspunkter i kontraktprocessen, nederst i artiklen kan du downloade undersøgelsen.

Kontrakter er i sig selv komplekse værktøjer, hovedsagelig fordi de tjener en række forskellige interesser og formål, og fordi der er et behov for at afbalancere mange forskellige synspunkter og perspektiver. En lang række interessenter både på indkøbs- og salgssiden skal tages i ed, når det gælder eksempelvis tekniske, finansielle, juridiske eller andre input.

Når man overvejer det mulige formål med en kontrakt, kan de forskellige interessenter endvidere ofte have forskellige prioriteter. I nogle tilfælde ser de sig selv som ’ejere’ af bestemte elementer f.eks. betalingsbetingelser, juridiske betingelser og vilkår, drifts- og serviceniveauer, produktstyring og specifikationer mv.

Dette fører til et behov for omfattende gennemgang og godkendelse, der ofte kan resultere i forvirring, spændinger eller direkte uenighed, når de forskellige perspektiver evalueres og skal samles i kontrakten.

Friktionspunkter behøver imidlertid ikke at blive betragtet som noget negativt. De reflekterer de handlinger – og forhandlinger – der er nødvendige for at identificere og styre risici samt optimere de muligheder og alternativer der eksisterer i den konkrete forretningskontekst. Hvis en af ​​de identificerede handlinger ikke udføres på et passende niveau, kan det medføre fremtidige tab eller forsinkelser.

Identifikation og eliminering af ​​friktionspunkterne i kontraktprocesserne medfører altså indlysende fordele, uanset hvilken type eller størrelse organisation, der er tale om. Og resultatet af undersøgelsen er derfor ikke over overraskende, at der er store muligheder for at optimere kontraktprocessen.

WorldCC har til undersøgelsen tilføjet to appendix´er, hvor de 40 mest almindelige friktionspunkter er identificerede. De er illustrerede i diagrammer, der er opdelt i de faser der er repræsentative for de trin, der typisk er i kontrakts livscyklus (initieringsfasen, budfasen, forhandlingsfasen, implementeringsfasen og endelig håndterings- og afslutningsfasen).

Diagrammerne er også inddelt i en køber- og leverandørside, da nogle friktionspunkter er forskellige, mens andre er sammenfaldende. Selv de friktionspunkter der er fælles, kan imidlertid have forskellige omkostningseffekter for købere og leverandører.

Svaret på, om friktionspunkter betyder noget og om det er værd at bekymre sig om, er altså et rungende JA! Samtidig er der en lille hage: de fordele, der kan opnås, er meget forskellige. Undersøgelsen viser nemlig, at der er et meget bredt interval i de besparelser, der kan opnås ved at arbejde proaktivt med friktionspunkter, nemlig fra 0,5 % til 12-15% af kontraktværdien. De vigtigste faktorer er forskellige kontrakttyper og brancher, hvor det typisk kun er 0,5 % besparelser ved brug af standardkontrakter, mens der kan findes langt større besparelser i komplekse konktrakter – helt op til 15 % af kontraktværdien.   

Friktionspunkter drejer sig dog ikke kun om økonomiske besparelser. Reducerede cyklustider, større handlefrihed er yderligere incitamenter til at være proaktiv og strømline kontraktprocesserne. Og med den stigende tilgængelighed af teknologier, der understøtter kontraktprocesserne, er forbedringer bestemt opnåelige.

Alt i alt er der tale om et let tilgængeligt materiale, der er kogt ned til 17 siders læsning, hvoraf appendix med diagrammer alene fylder de sidste 9 sider – med andre ord pligtlæsning for enhver der er involveret i eller har ansvaret for kontraktprocesser. Det kan anbefales at tage udgangspunkt i appendixmaterialet, når man identificerer friktionspunkter og arbejder proaktivt med dem i sin egen organisation.

Hvis du er medlem af WorldCC kan du logge ind og downloade undersøgelsen her: "Faster contracts. Better contracts. Eliminating the frictions points in contracting".

Er du ikke medlem WorldCC, kan du gratis downloade undersøgelsen på SirionLabs hjemmeside, hvis du udfylder en kort formular med navn, titel og virksomhed og email.

Gennem NSCCM´s certificeringsuddannelser CCM Practitioner og CCM Practitioner - English edition får du også en grundig indføring i at identificere friktionspunkter og hvordan du kan handle proaktivt i forhold til dem. Læs mere om CCM Practitioner og CCM Practitioner - English edition.