Hvorfor bruge LEAN i Procurement og Indkøb?

LEAN blev oprindeligt brugt til at optimere produktionsprocesserne i Toyota i 1950'erne, men er i dag et anerkendt værktøj til at optimere alle slags processer og værdiskabelser i virksomheder ikke mindst indenfor procurement.

Grunden til at LEAN er et godt værktøj at bruge, når man skal arbejde med  processerne i Indkøb er, at det er et anerkendt og gennemtestet metodeapparat, der samtidig er nemt at bruge. LEAN giver et godt billede af, hvor organisationen er for indeværende, og hvad skal der til for at fjerne det, der ikke skaber værdi i processerne.

Med metoderne fra LEAN thinking kan man analysere sig frem til best practice, og dermed får man mulighed for at identificere de ikke-værdiskabende processer - også kaldet waste. Når man identificerer waste, fremgår det hvilke faktorer, der hindrer en optimeret værdikæde. En optimeret værdikæde handler i sidste ende om at være så omkostningseffektiv og derved så konkurrencedygtig som muligt.

LEAN består af 5 basisprincipper, der kort kan skitseres:

1. Definér hvad er skaber værdi med interne og eksterne partnere
2. Indentificér værdien og hvordan værdistrømmene skabes
3. Skab flow i arbejdsprocesserne
4. Skab træk
5. Fortsæt med løbende forbedringer og at udfordre processerne for at skabe best practice 

Indenfor LEAN opererer man med 8 forskellige wastetyper, de mest almindelige wastetyper der bruges i Indkøb og Procurement er overproduktion, ventetid og u-udnyttet viden, som grundlæggende handler om at skabe flow i processerne og skabe en lærende organisation, hvor det er naturligt at arbejde fortløbende med best practice.

Overproduktion er eksempelvis, når aktiviteter udføres, før de faktisk er nødvendige, mens ventetid kan være en medarbejder, der venter på varer, materialer, information, svar, godkendelser og lign. mellem processer og derfor ikke er i stand til at arbejde effektivt i flow. 

Mens u-udnyttet viden grundlæggende handler om, at en organisation ikke udnytter den viden som medarbejdere har i forhold til processer. Det betyder ofte, at der ikke er lavet best practice for de arbejdsprocesser medarbejderne er i.

Ved at udnytte metoderne fra LEAN thinking indenfor procurement har man mulighed for at bruge den synlighed, der identificeres til f.eks. at sænke lagerbeholdningerne, optimere processerne, udnytte medarbejdernes viden samt finde best practices, så tiden i højere grad kan bruges på værdiskabende processer.

Artiklen er lavet i samarbejde med vores underviser Bettina Rønn Laugesen. 

Du kan også læse et interview med Bettina, hvor hun fortæller om udviklingen indenfor Indkøb, samt hendes blog om strategier, metoder og værktøjer til at synliggøre og udvikle Procurement/Indkøb.