Contract Management Konference 2019

Af Britt Torp Pedersen, Uddannelseskoordinator, NSCCM.

 

Der er en lav summen og en spænding i luften, afbrudt af sporadiske glædesudbrud, da contract managers, advokater, indkøbere, projektledere, softwareleverandører og mange andre med interesse for contract management igen i år mødtes i Charlottehavens lyse og rummelige lokaler til nordens størsteContract Management-konference.

Konferencen, der løb af stablen den 30.- 31. oktober 2019, er som sædvanligt arrangeret af den erfarne udbyder af erhvervskonferencer Relevent, og jeg fangede partner Rikke Casper i frokostpausen. Relevent har arrangeret konference siden 2015 - og det med stor succes, beretter Rikke. Antallet af deltagere er stigende, og der er stor opmærksomhed fra både offentlige og private aktører. Mere end 60 deltagere deltog på konferencen, og herudover omkring 20 oplægsholdere fordelt over to dage. Relevent er derfor allerede nu ved at finde datoerne til næste års konference. 

Hovedtemaerne var komplekse kontrakter og it-understøttelse samt udvalgte virksomheders erfaringer med implementeringen heraf. Rikke forklarede, at de har valgt årets temaer og oplægsholdere på baggrund af research af markedet samt input fra samarbejdspartnere og kontakter i branchen, herunder René Franz Henschel, professor ved Juridisk Institut, Aarhus Universitet og Rasmus Tønnies, Head of Contract & Commerciel Management, Rambøll Management Consulting, der begge var moderatorer på konferencen.

Konferencens første dag blev indledt af René Franz Henschel, der gav et overblik og perspektiv på udbredelsen af contract management i Danmark. Han pegede på, at tendensen i de sidste år er gået i retning af større og mere komplekse kontrakter, hvilket har medført en øget efterspørgsel på contract managers. Dette ses bl.a. på antallet af jobopslag. Det anslås, at der p.t. er mellem 5000-10.000 contract managers i Danmark, og at tallet er stigende. Fra ledelsesside er der et øget fokus på, hvorledes CM skal implementeres og understøttes, men der er også øget fokus på kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere og ledelse. René gav ligeledes et samlet overblik over de hovedkompetencer, som efterspørges.

Som den førende organisation indenfor Contract and Commercial Management har IACCM som de eneste udviklet internationalt anerkendte certificeringer. I Danmark udbydes uddannelserne af Nordic School of Contract and Commercial Management (NSCCM) som holdundervisning eller intern uddannelse i den enkelte organisation, i samarbejde med Rambøll. Rambøll har stor erfaring med bl.a. CM-modenhedsanalyser og rådgivning til offentlige og private virksomheder og organisationer om implementering og værktøjsunderstøttelse af contract management.

Inden konferencens start havde alle deltagere fået tilbud om at være med i en CM-modenhedsundersøgelse (med udgangspunkt i IACCM´s Capability Maturity Model). Rambøll Management Consulting stod for undersøgelsen og Rasmus fremlagde resultaterne i plenum. Selvom der var store individuelle forskelle mellem deltagernes vurdering af egen organisation, var det tydeligt, at den samlede vurdering lå lige under middel. Det var især områder som kompetenceudvikling og IT-understøttelse, der trak ned. Som Rasmus humoristisk udtrykte det: ”Det er ok, men med god plads til forbedring!”. Undersøgelsen vil blive forsøgt lavet næste år igen, og forhåbentlig med en stigende modenhed som resultat.

Rasmus præsenterede i sit oplæg også IACCM´s hjemmeside, hvor der ligger oplysninger om ca. 200 forskellige typer CM software. Derudover er der systemer med mere brugervenlige flader og/eller specielt udviklet software til organisationer med komplekse kontrakter i de forskellige brancher. Rasmus påpegede, at på trods af at mange virksomheder i modenhedsundersøgelser scorede lavt på it-løsninger, så findes cm-funktionaliteten ofte i mange af de forskellige standard softwaretyper, der udbydes. Det store arbejde ligger nu ude i organisationerne, som skal igennem en afklaringsproces, for at finde ud, hvad de har brug for. Og dernæst hvordan det skal implementeres!     

Et eksempel på et ganske imponerende modenhedsniveau fik vi indblik i, da Kontraktchef Marianne Fryd Christensen, DSB, og Head of Contract Management Tina Kirkeby, Kamstrup, fortalte om deres praktiske erfaringer og status med implementeringen af contract management i deres egne organisationer. 

Efter frokost indledte Rasmus med et indlæg om, hvad man konkret kan bruge contract tech og contract lifecycle management softwareløsninger til. Herefter bød eftermiddagen på oplæg om praktiske erfaringer med implementering af contract management og CLM-systemer fra nogle økonomiske sværvægtere, nemlig Fiskars ved Vice President Legal Åsa Ericson-Hedstrøm, Novo Nordisk ved Vice Precident, Attorney, Jacob Fossar Petersen, DEA Norge ved Head of Procurement, Pål Søiland, samt Copenhagen Offshore Partners ved Vice President Morten Hjortkjær. De sidder alle med budgetter, der kan få det til at svimle for de fleste. Der var nogle yderst interessante og nyskabende tilgange til processer og løsninger, og spørgsmålene fra deltagerne var mange!

I løbet af den første konferencedag talte jeg med et par af deltagerne, der var med på konferencen for første gang. De arbejder begge med kontrakter, men kommer fra så forskellige verdener som forsvaret og musikbranchen. Mette Øgaard Thorsgaard arbejder som contract manager i Forsvarets Materiel- og Indkøbsstyrelse, og er ved at tage en certificeret uddannelse som contract manager hos NSCCM. Og det var netop via NSCCM, at hun fik kendskab til konferencen. Hun har set frem til nogle dage, hvor hun kunne få ny viden og udvidet sin faglige horisonten. Mette var særligt begejstret for Pål Søilands indlæg (DEA Norge) om værdiskabende samarbejde på tværs af leverandørkæder, som hun håber, har et stort potentiale indenfor hendes område: ”At tænke sig, at vi kunne arbejde hen mod at få leverandører til at samarbejde bedre, stole på hinanden, og finde besparelser og udvikle sammen med os – det er fremtiden!”, siger hun begejstret.

En anden ny deltager på konferencen er Morten Bøgenskjold, der er general counsel, attorney-at-law hos den nyligt lancerede og hurtigt voksende musikstreamingtjeneste, Moodagent. Morten fortæller, at han ikke tidligere kendte til konferencen, og i det hele taget ikke var opmærksom på, at contract management var blevet så ”stor en deal”. Morten er blevet inviteret til konferencen af advokatfirmaet Synch, der har fokus på innovation og teknologi, og han er blevet glædeligt overrasket. Han synes, det har været spændende at blive sat ind i debatten omkring hvorledes contract management skal defineres og implementeres. Særligt oplæggene fra de forskellige virksomheder har interesseret ham, og givet ham noget at arbejde videre med i egen organisation. Konferencens form og størrelse, mener han, er et plus, fordi det faktisk er nemt at netværke og personligt komme i kontakt med foredragsholdere og andre fra branchen.

På konferencens dag 2 kunne man i løbet af formiddagen følge to spor: Spor 1 om problematikker indenfor komplekse IT-kontrakter, og spor 2 om komplekse kontrakter inden for bl.a. entreprise og togindkøb, med nogle yderst interessante oplæg af bl.a. Head of Contracts & Commercial Management, Monika Silkart, Ørsted(om kontrakter og contract management i store bioenergiprojekter), Juridisk chef Helena Bente, Orbicon(om implementering af AB18 og de udfordringer, der følger hermed) og Projektleder Pia Toft Pedersen, DSB(bl.a. om projektlederens syn på de fordele, contract management kan tilføre et komplekst projekt som anskaffelse af nye lokomotiver). 

På spor 1 var der ligeledes 3 fremragende oplæg, først af IT-advokaterne Claus F. Sørensen og Tim Nielsen fra DAHL Advokatfirma, der begge tog udgangspunkt i en undersøgelse fra Danske IT-Advokater, der viser, at en tredjedel af danske IT-kontrakter ender i konflikt. Yderligere viste undersøgelsen, at det som regel ikke er IT-løsninger på standardkontrakter, der udløser konflikterne, men derimod komplekse udviklings- og implementeringsprojekter. De tre oftest forekommende årsager til disse konflikter er forskelle mellem det leverede og det beskrevne; forsinkelser samt budgetoverskridelser. IT-leverandører tilbyder ofte allerede eksisterende kunder at blive udviklingspartnere på en ny brancheløsning, og det kan være økonomisk og forretningsmæssigt attraktivt. På den anden side er der en række risici: fx at beslutningsretten bliver ekstern, at investeringerne er store og svært overskuelige, og at samarbejdet med den faste leverandør kan blive belastet, hvilket yderligere kompliceres af, at der ofte ikke er en alternativ leverandør at gå til. 

Claus gjorde opmærksom på, at kontrakter – når det drejer sig om udviklingssamarbejde - kræver en særlig omtanke og udformning, ellers kan det hurtigere end andre samarbejdsformer og kontrakter ende i en tvist. Han præsenterede en række innovative og gode løsninger til, hvorledes disse udfordringer kunne overvindes. Han anbefalede, at kontrakten også indeholder rammerne for samarbejdet, og gav konkrete forslag til de krav og perspektiver der er nødvendige i udviklingsarbejde: økonomi og scope; loyalitet; skærpede krav til beslutningskompetence; proaktive beføjelser; proaktive konfliktløsningsmekanismer og operationel håndtering af ændringer i kontrakten. 

Tim Nielsen kunne fortælle, at IT-advokater oplever, at det ofte er manglende afstemning af krav og forventninger i forhandlingerne inden kontrakterne underskrives, der er skyld i konflikterne. Han pegede på, at der er et stigende behov for åben og effektiv kontraktadministration. Virksomhederne har brug for at modnes på dette punkt, så de har et bedre grundlag for at vælge, hvordan de vil arbejde og hvilken slags kontrakt de ønsker. Han gennemgik en række meget vigtige punkter, som enhver der skal involveres i sådanne IT-projekter har glæde af!

Bagefter holdt advokat Julie Bak-Larsen fra Bird & Bird et yderst relevant og spændende oplæg om licensstyring, med en række gode råd om at undgå de oftest forekomne faldgruber, bl.a. definitionen af brugere, og ikke mindst de ofte frygtede audits. 

Efter endnu en fremragende frokost (tak til Charlottehaven) kom softwareleverandørerne på banen og præsenterede deres contract tech løsninger i plenum. De havde alle rigtigt gode bud på software og løsninger, der var nemme at gå til, logisk i deres opbygning, brugervenlige og i lækkert design! Alle kunne understøtte e-signatur og overskuelige registrer, hvor det var nemt at finde den enkelte kontrakter. Herudover var der naturligvis mulighed for forskellige warningsved upcomming keynotedatessamt oplysninger om hvem og hvornår, der sidst var arbejdet med kontrakten. De fleste leverandører havde udviklet standardprogrammer, med mulighed for tilpasninger til de enkelte virksomheder/organisationer. 

Softwareleverandørerne var Pactumize ved CEO Anders Permeus, DocuSign ved CLM Specialist Angelo Taplazdis, Precisely ved Niels-Erik Jansson og Ebba Josefson samt SirionLabs ved Account Director Sarah Younghusband. Både logikken og løsningerne i de forskellige IT-systemer virkede overbevisende, og softwareleverandørernes præsentationer tydeliggjorde, at de vil give tidsmæssige besparelser, overblik og lettelser i mange arbejdsgange, og en højere grad af professionalitet i kontrakthåndteringen. 

Kvaliteten af indlæggene på konferencen var således meget høj, hvilket bl.a. blev illustreret af, at Account Director, og årets projektprisvinder hos IACCM, Sarah Younghusband fremlagde hvorledes et vellykket samarbejdsprojekt mellem SirionLabs og UK´s Department for Transport havde resulteret i optimal IT-understøttelse af komplekse kontrakter.

Alt i alt var årets konference endnu et nyt højdepunkt for contract management i Danmark, hvor viden og praktiske erfaringer fra nogle af branchens dygtigste virksomheder, leverandører og organisationer blev delt. Fra NSCCM takker vi lejligheden til at kunne deltage i et par dejlige, fagligt inspirerende dage, men masser af indtryk i en åben og positiv ånd. Vi glæder os allerede til næste år! 

Konferencen var arrangeret af Relevent i samarbejde med bl.a. NSCCM og Rambøll Management Consulting.

 

Vidste du at...

virksomheder, der indfører contract management, ofte får højere værdi på børser? De sælges til en højere pris, da kontrakternes værdi og risici kendes nøjagtigt – derfor tør købere og investorer betale mere.

Kommende kurser

, 04 - 05. Mar
, 01 - 02. Apr
, 06. May
, 04 - 05. Mar
, 01 - 02. Apr
, 06. May