Visuel, positiv controlling

Controlling af kontrakter bliver af mange set som et administrativt onde. Det er tidskrævende at ”lede” efter fejl og medfører ofte konflikter, der kan være ressourcekrævende og nedslidende for samarbejdet. Men controlling kan mere end at fastslå, hvor der er begået fejl. Ved at visualisere controlling i kontraktstyringsarbejdet kan det gå fra at være et administrativt onde til at blive et aktivt redskab i kontraktstyringen, der kan være med til at åbne for en ny vej til at få leverandøren til at forstå eller ”se” betydningen af de kontraktlige forpligtelser.

Visuelle informationer lagres bedre i hjernen

Forskningsundersøgelser viser, at visuel information er langt mere effektiv end tale eller ren tekst. Undersøgelserne viser, at de fleste folk kun husker 10 % af hvad de hører, og 20 % af hvad de læser, hvorimod de husker helt op til 80 % af, hvad de ser og gør.

En af årsagerne hertil ligger i måden vores hjerne opfatter informationer på. Når hjernen modtager visuelle informationer i form af fx infografik eller billeder, lagres informationerne bedre, da billeder har en direkte vej til hjernens langtidshukommelse. Det er med til at gøre det lettere og hurtigere for folk at opfange og forstå visuelle informationer fremfor kun tekst. 

Eksempler på visualisering af controlling:

I eksemplerne ovenfor bruges en gul farve til at fremhæve fejl i faktureringen overfor leverandøren. Brug af farver tilfører endnu en dimension til visualisering af controlling, da farver er med til at øge læselysten og kan påvirke modtagerens motivation og deltagelse i en positiv retning.

Bruges visuel controlling på den rigtige måde, kan det være et betydningsfuldt værktøj til at understøtte forståelsen af kontraktgrundlaget og styrke relationerne i samarbejdet.

Faldgruber

Selv om brugen af visuel controlling kan være et betydningsfuldt værktøj, så er der også nogle faldgruber, man bør være opmærksom på:

Forvirrende symbolik:
Hvis symboler, farver eller diagramtyper i visualiseringen ikke er intuitive eller er dårligt beskrevet, så kan de skabe forvirring i stedet for klarhed eller visualiseringen kan ende med at blive et irritationsmoment for alle involverede parter.  

Manglende inddragelse af interessenter:
Hvis man udvikler en model til visualisering af controlling uden at inddrage de involverede interessenter, risikere man at udelade vigtige aspekter eller overse deres behov og perspektiver.

Uklare forventninger om præstationsmål:
Uklar eller manglende kommunikation omkring forventede præstationsmål i kontrakten, kan føre til forvirring omkring forpligtelser, leverancer og betalinger. Det kan medføre unødvendige konflikter og uenigheder mellem kontraktens involverede parter.

For at undgå disse faldgruber er det vigtigt at sikre, at visualiseringen er nøjagtig, detaljeret, dynamisk, letforståelig og involverer de rette parter. Det kan være en god ide at revidere og opdatere visualiseringen af controlling regelmæssigt. Herved sikrer man, at der i controlling bliver taget højde for ændringer i kontraktens tilstand over tid. Hvis visualiseringen er statisk, kan det give et ufuldstændigt billede af kontraktstyringen og føre til fejlinformationer overfor leverandøren.  

Maksimér effekten af positiv controlling

For at opnå det fulde udbytte af controlling bør leverandørens præstation evalueres i forhold til de forventede præstationsmål i kontrakten. Når målene opnås, bør det anerkendes og fejres som et skridt i retningen af succes. Hvis der opstår brud på de kontraktlige forpligtelser, skal det påpeges, ikke med det formål at udpege en syndebuk, men snarere for at forstå, hvordan begge parter kan forbedre processen. Hvorfor ser tingene ud som de gør? Hvordan kan det være, at nogle områder fungerer godt, mens andre ikke gør? Hvad ligger til grund for den manglende overholdelse?

Det er vigtigt, at der er gennemsigtighed i controlling, så der skabes trygge rammer for en åben og tillidsfuld dialog. Når begge parter føler sig trygge i at dele oplysninger og samarbejde om at finde løsninger, så fremmes muligheden for at diskutere potentielle udfordringer og risici, uden at der opstår misforståelser, tvister eller konflikter.  

Det betyder ikke, at der ikke skal være nogen konsekvenser for at bryde kontraktlige forpligtelser. Hvis der opstår alvorlige overtrædelser, skal der stadig være passende foranstaltninger. Forskellen ligger i den overordnede positive tilgang til controlling, hvor fokus skifter fra at finde fejl og lave sanktioner, til at identificere og forbedre processer. Det styrker tilliden i samarbejdet og åbner for, at parterne i fællesskab kan udveksle idéer og viden, der kan forbedre kontraktens kvalitet og levetid. Samtidig maksimerer det effekten af controllingen, bidrager til øget effektivitet og fremmer lysten til at yde en bedre performance. 

Kildehenvisninger:
1) Paul Martin Lester: ”Syntactic Theory of Visual Communication”, California State University of Fullerton, 1994-1996

2) Ronald E. Green: “The Persuasive Properties of Color”, Marketing Communications, October 1989.

Artiklen er skrevet af Chanette Lyngsåe, der underviser på NSCCMs kursus VPK Metoden – Visuel, Positiv Kontraktledelse, d. 20. september 2023. Du kan læse mere om kurset her