Projekter og kontrakter – den gode Dr. Jekyll versus den onde Mr. Hyde?

Projektledelse har til formål at planlægge, organisere og styre et projekt, således at de fastsatte formål indfries. Projektlederen påtager sig ansvaret for at lede og styre projektet fra start til mål, og skal sørge for, at projektet leveres i den aftalte kvalitet, til den aftalte tid og med den aftalte mængde af ressourcer. 

Projektet er typisk beskrevet i en projektbeskrivelse, der fastlægger de overordnede formål og mål samt nedbryder disse mål i mindre delbeskrivelser og -mål (f.eks. leverancebeskrivelser og test- og acceptkriterier). Hertil kommer bl.a. styring af tid (f.eks. milepæle, aktivitetsoversigt, aflevering osv.), kvalitetsstyring, økonomistyring (budget og regnskab), risikohåndtering, anskaffelsesstyring, medarbejderstyring samt interessenthåndtering og kommunikation.

Men hvad har god projektledelse med god kontraktstyring – også kaldet contract management– at gøre? Og hvorledes forhindres det, at kontrakten forvandles til en ondskabsfuld Mr. Hyde, der samvittighedsløst ender med at gøre skade på projektet selv?

Det første trin består i erkendelsen af, at projektet og kontrakten udgør en enhed, der ikke kan adskilles. Projektet har sit juridiske alter ego i kontrakten, f.eks. gennem kontraktens beskrivelse af overordnede mål og delbeskrivelser i relation til leverancer og kvalitet, milepæle, tidsplaner og økonomi. 

Ligeledes stiller de regler, der gælder i den pågældende branche ofte krav til parterne om at styre kontrakterne forsvarligt, det kan f.eks. være i forhold til ændringer og bod. Projektledelse i relation til offentlige myndigheder skal tage hensyn til udbudsretten, mens der indenfor byggeribranchen tages udgangspunkt i AB18.

Hvordan undgår man, at kontrakten tager styringen fra projektet – og ikke omvendt?

Det er her, contract management kommer ind i billedet: for på samme måde, som et projekt skal planlægges, organiseres og styres for at komme bedst i mål, på samme måde skal en projektrettet kontrakt planlægges, organiseres og styres, for at komme rigtigt i mål. 

Projektledere kan her anvende mange af de samme teknikker som i projektledelse. Det handler om at forstå, hvorledes projekt og kontrakt bindes sammen – f.eks. gennem beskrivelser, milepæle og betalingsplaner. Så handler det om at forstå de forskellige interesser, modsætninger og og spændinger der opstår, når kontrakter møder projekter – f.eks. hvorledes forsinkelse, ændringer og bod kan påvirke tidsplaner og økonomi.

Herefter skal der laves en plan for, hvorledes kontrakten skal udarbejdes og efterfølgende styres for at nå de ønskede mål. Hvem gør hvad hvornår – og hvorfor er det vigtigt, det gøres? RASCI-skemaer (Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) er uundværlige, og en procesbeskrivelse kan være hjælpsom, f.eks. ved ændringer.

Mange projektledere har dog mere end rigeligt at gøre med at styre selve projektet, ligesom de ofte ikke er specialister i kontrakt-relaterede spørgsmål, og kan derfor med fordel inddrage en contract manager til at agere den juridisk-kommercielle projektleder.

I mange mindre projekter vil projektlederen dog selv skulle agere contract manageren, og derfor skal de fleste projektledere i dag have et minimum af viden om hvorledes man kan styre kontrakterne optimalt fra vugge til grav.

Kort fortalt skal projektledere:

1. Have grundlæggende viden om kontrakter og kontraktjura samt hvorledes disse emner skal håndteres helt fra projektets planlægningsfase til dets afslutning så de rette overvejelser og handlinger kan gøres i tide;

2. Have afklaret roller og ansvar i relation til kontrakstyringen med projektets parter, herunder contract managers eller tilsvarende fagpersoner med dyb viden om contract management;

3. Afsætte de nødvendige ressourcer til at varetage en forsvarlig kontraktstyring igennem projektets faser, herunder ikke mindst den fornødne tid; 

4. Eventuelt uddelegere ansvaret for den juridiske og kommercielle styring af projektet til contract managers i større og længerevarende projekter, i tæt dialog med projektlederen; 

5. Jævnligt evaluere hvorledes kontraktstyringen forløber og bør optimeres, i relation til såvel projektmæssige, kommercielle, juridiske som relationelle dimensioner.

Styringen af kontrakter kan ses på samme måde som styringen af projekter, dvs. som en proces med en række faser og aktiviteter, der kræver samarbejde mellem forskellige interessenter. En øget kvalitet i disse kontraktrelaterede processer og aktiviteter, herunder bedre vidensdeling, vil klart mindske risikoen for, at kontrakten udvikler sig til projektets ”Mr. Hyde”. 

NSCCM kan hjælpe med at guide dig og din virksomhed på rette vej

NSCCM er officiel træningspartner med IACCM/World Commerce & Contracting, og som de eneste i Norden tilbyder vi deres internationalt anerkendte certificeringsuddannelser. 

Vi udbyder kurser og uddannelser på forskellige kompetenceniveauer, alt efter hvor meget du er inde over kontrakter til daglig. Du kan også læse mere om contract management og FAQ .