Vision, mission og strategi for Kontraktstyringsenheden

Når organisationer sætter fokus på forbedring af deres kontraktstyring, er det vigtigt at have mål og retning for arbejdet. Dette bør ske ikke alene for funktionens egen skyld, men også så andre i organisationen kan forstå disse mål. Det er derfor vigtigt at udarbejde en vision, mission og strategi for arbejdet. Men hvad er egentligt en vision, mission og strategi?

En vision giver typisk vejledning i, hvad virksomheden søger at opnå i fremtiden, og hvordan medarbejdernes daglige arbejdsopgaver i sidste ende bidrager til at nå de langsigtede mål.

En mission definerer den nuværende tilstand eller formål med en organisation, dvs. hvad den gør nu, hvem den gør det for, og hvordan den gør, hvad den gør. Missionen giver medarbejderne et bedre perspektiv på, hvordan deres egne opgaver bidrager til at nå forretningens mål og strategier, hvilket kan øge engagement, loyalitet og produktivitet. At have en klart defineret mission hjælper også medarbejderne med at forstå beslutninger taget i hele virksomheden bedre og forstå behovet for organisatoriske ændringer og ressourceallokeringer. Dette reducerer modstanden mod ændringer og formindsker konflikter i organisationen.

Ud over de fordele, der allerede er nævnt, kan en klar vision og mission også styrke virksomhedskulturen gennem en fælles forståelse for fornuften af de opstillede mål, forbedre beslutningstagningen fordi der er klarhed over det "større billede" samt medvirke til at styrke og uddybe tvær-organisatoriske og tværfaglige relationer gennem en fælles forståelse af mål og prioriteter.

Nedenfor kan de se et eksempel på en vision, mission og strategi for en contract management-funktion, en kontraktstyringsenhed eller hvad man nu har besluttet det skal hedde i det konkrete tilfælde.

Vision

Contract Management-funktionen har som overordnet vision, at kontrakthåndteringen skal bidrage til at høste den optimale værdi i organisationens kontrakter, under behørigt hensyn til organisationens strategier, samtidig med at risici håndteres og alle nødvendige love og regler overholdes.

Mission

Contract Management funktionen skal gennem sammenhængende processer, der dækker alle kontraktuelle faser, sikre:

• at organisationens behov dækkes optimalt
• at budgetter og tidsfrister overholdes
• at forretningsdriften samtidig effektiviseres
• at behovet for innovation og bæredygtighed understøttes

Strategi

Contract Management funktionen har som strategi at dække alle kontraktens faser (dens livscyklus, contract lifecycle management), fra behovet for en kontrakt opstår i forretningen, over forhandling, kontraktudarbejdelse, integration i forretning, løbende aktivitet over til genforhandling, fornyelse eller afslutning. Herved sikres det, at kontrakter og håndteringen af disse bygger på forståelse for forretning og kunder, samtidig med at kontrakthåndteringen understøtter muligheden for at udvikle forretningen.

Contract Management funktionen skal gennem udarbejdelse og overholdelse af de nødvendige politikker, praksisser og processer sikre en optimal indgåelse og styring af kontrakter, der gør det muligt at realisere forretningsmål og -gevinster, overholde budgetter, højne driftssikkerheden og sikre standardisering og konsolidering. Samtidig kan Contract Management funktionen på baggrund af sine systemer og sine erfaringer hjælpe forretningen med at udvælge de rette forretningspartnere.

Contract Management funktionen vil gennem sin kultur sikre, at der i det nødvendige omfang arbejdes på tværs af de relevante forretningsenheder, og at forholdet mellem alle relevante parter, herunder kunder og leverandører, bygger på åbenhed, tillid og samarbejde.

Contract Management funktionen skal besidde den viden, de kompetencer og de redskaber, der er nødvendige for at realisere missionen og visionen. Strategiske kompetenceudvikling-sprogrammer og synlig karriereveje for både ledere og medarbejdere i Contract Management funktionen skal sikre dette.

Contract Management funktionen skal forestå uddannelsesprogrammer, der skal øge de kontraktuelle og kommercielle kompetencer i organisationen samt blandt de kunder, organisationen betjener.

Det er nødvendigt, at have en ansvarlig person, som kan kontaktes, hvis der er spørgsmål eller kommentarer. Man kan f.eks melde dette ud: "Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til Vision, mission og strategi: Kontakt lederen af Kontraktstyringsfunktionen, P. Petersen, pp@kontraktenheden-organisationen.dk”

Du er velkommen til at kontakte NSCCM, hvis du ønsker konsulenthjælp til at udvikle visioner, missioner og strategier til kontraktstyring.

Skriv til britt.torp@nsccm.dk eller ring 7020 0131

Litteratur: *Se f.eks. WorldCC, Benchmarking reports 2021 og 2023; Garrett & Rendon: Contract Management. Organizational Assessment Tool (2005).