Hvad er Contract Management?

 

Contract Management er en tværfaglig disciplin, der kræver faglige kompetencer samt sociale og kommunikative evner.

 

Kontrakter handler først og fremmest om at løse et forretningsbehov. Mange forskellige dele af organisationen deltager i at formulere dette behov i kontrakten og i den efterfølgende drift. 

Ofte savner organisationer imidlertid viden om hvilke processer og aktiviteter, der skal udføres for at få det optimale udbytte af kontrakten. Endvidere mangler mange også at afklare, hvorledes de forskellige roller og ansvar skal fordeles undervejs i kontraktens livscyklus. Dette medfører tab af værdi og risiko for spændinger, uenighed og konflikt – internt såvel som i forholdet mellem kunde og leverandør.

Contract management handler om at optimere håndteringen af kontrakter – fra vugge til grav. Virksomheder og organisationer skal derfor beherske contract management på samme måde, som de f.eks. behersker indkøb, projektledelse, økonomistyring og forvaltning. 

At kunne indføre contract management i en organisation afhænger dels af det enkelte individs viden, kompetencer og engagement, dels af om ledelse og organisation tackler dette som et team.

For at kunne løse denne opgave, vælger flere og flere organisationer at udpege personer med særlig viden om contract management, ofte kaldet contract managers. Endvidere integreres contract manager-rollen helt eller delvist i andre jobfunktioner, hvor en stor del af tiden anvendes med kontrakt-relaterede aktiviteter, f.eks. i rollen som strategisk indkøber, projektleder, udbudskonsulent, bid-manager mv. At være contract manager behøver derfor ikke at ligge i jobtitlen, men kan være en del af den funktion man varetager. Men hvad kræver det at opfylde rollen som contract manager?

Contract managerens tværfaglighed

Kontrakter rummer både økonomiske, tekniske og juridiske aspekter. Som en god contract manager skal du kunne overskue og tilgodese dem alle i planlægningsfasen såvel som i udførselsfasen.

Udover dine faglige færdigheder kræver det analytisk sans, gode kommunikative evner, og ikke mindst viljen og evnen til at sætte sig ind i "de andres faglige verdener". Samtidig ved du, at organisationen ikke er fyldt med robotter, men mennesker som skal motiveres og føle ejerskab til kontrakten. Derfor har du mange forskellige kasketter på, når kontrakten skal styres i mål. 

Det forretningsmæssige perspektiv

Dit forretningsmæssige perspektiv skal først og fremmest være på plads. Som contract manager ser du kontrakten som et redskab, der skal opfylde nogle forretningsmål. 

Hvad er business casen? Hvordan omsættes business casen til forretningsmål og krav, som kan formuleres i en kontrakt? Hvordan kan markedet opfylde forretningsbehovet? Hvordan kan man som tilbudsgiver afgive et konkurrencemæssigt bud, der taler ind i kundens forretningsbehov og strategiske behov? Hvordan forstår man at gøre sig attraktiv som kunde, så flest mulige leverandører vil byde? Hvordan kan man lave et kommercielt eftersyn af kontraktens klausuler, så de passer til marked, evner og behov? Hvordan skal evalueringskriterier udvikles og anvendes? Hvilke nøgleindikatorer viser, at vi er på rette vej? 

Det juridiske perspektiv

Samtidig er dit juridiske perspektiv altid nærværende. Du sikrer, at alt går rigtigt, fair og retfærdigt til - fra budfasen og de relevante regler i denne forbindelse over i tildeling og kontraktudarbejdelse samt i den efterfølgende styring af kontrakten.

Du sørger for at sikre, at ulovligheder undgås og risici minimeres, samtidig med at de muligheder der opstår - f.eks. i forbindelse med ændringshåndtering - forfølges bedst muligt. Med andre ord tænker du jura sammen med forretning

Projektlederen

Og så er der leder-kasketten - for som contract manager er det også dit job at styre alle de relationer, praksisser og processer, der omgærder en kontrakts tilblivelse og drift. Du har overblik over processen, og ved hvem der skal inddrages hvornår. Du er også den, der håndterer eventuelle konflikter undervejs. I disse henseender minder din kasket meget om en projektleders.

Hvad laver en contract manager?

En contract manager kan beskrives som en ”juridisk-kommerciel projektleder”(contract and commercial manager), der hjælper organisationen med at inddrage alle relevante forretningsmæssige, projektmæssige, tekniske og juridiske forhold, inden organisationen køber eller sælger varer og tjenesteydelser. Når kontrakten er underskrevet og går i drift, er det contract managerens job at sørge for, at alt dette bliver fulgt op.  

Undervejs skal der tages hensyn til såvel strategiske som taktiske emner. Det kan være, hvorledes kontrakter skal understøtte indkøbstrategier eller hvorledes man taktisk og operationelt planlægger at gennemføre kontrakten.

Contract management opgaver:

Der er en række opgaver, som kendetegner arbejdet med contract management:

1.    Evne til at kunne overskue kontraktens forskellige faser, fra behovsafklaring over i budfase, udarbejdelse og forhandling, til implementering og drift samt afslutning og erfaringsopsamling

2.    Viden om hvilke aktiviteter, der indgår i de forskellige faser

3.    Agere bindeled og omdrejningspunkt mellem de forskellige dele af organisationen og i forbindelsen med kunder eller leverandører

4.    Kunne forstå og forene forretningsmæssig, teknisk og økonomisk tankegang med juridisk tankegang og projektledelse

5.    Virke som både kommerciel og juridisk projektleder på større indkøb, udbud og salg

6.    Planlægge og afholde forhandlinger – både internt og eksternt

7.    Planlægge og varetage ændringshåndtering og konfliktløsning

8.    Optimere processer, aktiviteter, kontrakter og kommunikation internt såvel som eksternt i forhold til kunder og leverandører

 

I en række vejledninger fra statslige myndigheder i ind- og udland, kan man læse mere om de forskellige roller og aktiviteter. Disse vejledninger gennemgås bl.a. på vores danske udgave af CCM Practitioner-uddannelsen. I Danmark findes f.eks. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om kontraktopfølgning (fra 2014), som du kan finde her:

 

Vejledning om kontraktopfølgning579.76 KB

 

Hvis du synes, det lyder som en omfattende rolle at være contract manager, kan vi berolige dig. Du skal ikke være ekspert inden for alle områder, men du skal kunne vurdere, hvornår det er nødvendigt at inddrage andre fageksperter.

Med en uddannelse i Contract & Commercial Management, bliver du klædt på med den fornødne viden til at kunne vurdere en helt række emner selv, men samtidig også hvornår det er nødvendigt at inddrage andre forretningsområder eller eksperter - eksempelvis vedrørende kravsspecifikationer, udbudsregler, juridisk specialviden mv. 

 

At være contract manager behøver ikke ligge i titlen 

Der er i dag en stor diversitet i forholdet mellem jobtitel og funktion, og derfor kan du sagtens udøve contract management til daglig, uden at det indgår i din jobtitel. Du er måske strategisk indkøber, udbudskonsulent, udbudsjurist, bid manager, procurement manager, IT contract manager, category manager, commercial manager, projektleder, fuldmægtig eller kontorchef? 

Nogle gange ses det også, at man bærer forskellige titler afhængig af virksomhedens fokus eller den uddannelsesmæssige baggrund - f.eks. ”Legal contract manager”, ”Commercial manager”. 

På vores mest populære uddannelse, CCM Practitioner, er det f.eks. under 50% af deltagerne, der bærer jobtitlen Contract Manager, mens de øvrige deltagere arbejder med disciplinen contract management som en integreret del af deres jobfunktion.

 

Udvid og dokumentér dine kompetencer med en CCM-certificering

NSCCM er akkrediteret af World Commerce and Contracting (tidl. IACCM). Det betyder, at du gennem os kan få certificerede Contract and Commercial Management uddannelser, der er internationalt anerkendte.Som de eneste i Verden udbyder NSCCM WorldCC´s internationale uddannelser, som et 5 dages intensivt klasseundervisningsforløb over 3 måneder med en afsluttende multi-choice eksamen 

 Vi udbyder de certificerede uddannelser på flere niveauer: CCM Practitioner- med fokus på det operationelle niveau giver dig indgående viden om alle de centrale aktiviteter og processer, der skal udføres i forbindelse med kontraktstyring. CCM Advanced Practitioner- med fokus på det taktiske, tekniske og strategisk niveau bl.a. ledelse, personlig udvikling og organisationsudvikling mv. 

Uddannelserne vil give dig viden, kompetencer og værktøjer, som gør det muligt for dig at forstå og ibrugtage de vigtigste principper og teknikker ved contract management fra første dag.

I NSCCM oplever vi interesse og efterspørgsel på flere specialområder indenfor Contract and Commercial Management, og der derfor har vi udviklet kurser i samarbejde med førende forskere og praktikere på området. 

Nedenfor kan du få et hurtigt overblik over vores uddannelser og kurser eller du kan se nærmere på siden Kurser & uddannelser

Både du og din organisation er bedre tjent, hvis de personer der håndterer kontrakterne er klædt ordentlig på til opgaven. En international certificering dokumenterer dine kompetencer og stiller garanti for at du ved, hvad du laver. Med et af vores fokuserede kurser bliver du i stand til at løfte din funktion inden for området. 

Vi laver gerne interne forløb, der er skræddersyet til din organisation eller afdeling.

Er du interesserede i et forløb, så kontakte os på nsccm@nsccm.dk eller ring på 70 20 01 31.

Find det forløb der passer til dig

NSCCM har samlet et eksperthold af undervisere, der har den nyeste viden inden for alle tre perspektiver på CCM. Du kan læse mere om vores underviserteam her 

Nedenfor kan du se vores udvalg af certificerede uddannelser og kurser. 

 

NSCCMs certificeringsuddannelser

NSCCM udbyder WorldCC´s uddannelser med internationale certificeringer på 2 niveauer indenfor Contract & Commercial Management, der er udviklet, så de gradvist klæder dig på til at styre og lede stadigt flere komplekse aspekter af kontrakter. 

 

CCM Practitioner

Arbejder du med contract management til daglig, er CCM Practitioner det rette sted for dig at starte. Practitioner er første trin i World Commerce & Contracting’s flagskib af certificeringer. På uddannelsen er der fokus på det operationelle niveau, og giver dig indgående viden om alle de centrale aktiviteter og processer, der skal udføres i forbindelse med kontraktstyring. Uddannelsen er for dig, der arbejder intensivt med kontraktprocesser i det daglige. Du indtager typisk en aktiv, ansvarshavende rolle, i samarbejde med nærmeste ledelse. Uddannelsen udbydes både på dansk og engelsk. Læs mere: 

CCM Practitioner 

CCM Practitioner - English fast track Edition

 

CCM Advanced Practitioner

Som de første i Norden kan vi nu byde velkommen til Advanced Practitioner-niveau, der pt. er den højeste CCM-certificering opnåelig på det nordiske uddannelsesmarked. På uddannelsen er der fokus på det taktiske og strategisk niveau bl.a. ledelse, personlig udvikling og organisationsudvikling.

Det er en uddannelse for dig, der udøver kontraktstyring på ledende niveau og ønsker at styrke dine kompetencer med førende, international best practice og forskning.

Advanced Practitioner blev i NSCCM udbudt første gang i efteråret 2020. 

Læs mere: Advanced Practitioner

 

NSCCMs kurser

I NSCCM oplever vi interesse og efterspørgsel på flere specialområder indenfor Contract and Commercial Management, og der derfor har vi udviklet kurser i samarbejde med førende forskere og praktikere på området.

 

Basic Contract Management

Få en grundlæggende indføring i Contract Management – på dette kursus lærer du, hvordan du skaber et overblik over kontraktprocesser og aktiviteter samt hvilke enkeltelementer, din organisation skal forbedre og mestre for at implementere best practice contract management. 

Et kursus for dig, der arbejder dagligt eller regelmæssigt med kontrakter og kontraktrelaterede opgaver i en offentlig organisation eller privat virksomhed.

Kurset udbydes både på dansk og engelsk.

Læs mere: Basic Contract Management - dansk  eller Basic Contract Management - English edition

 

Praktisk IT Contract Management

Kurset er designet til dig, der arbejder med eller har ansvar for IT-kontrakter, og har brug for praktiske vinkler, metoder og værktøjer, som du umiddelbart kan bruge i dit daglige arbejde - med fokus på at sikre de planlagte gevinster. I løbet af de 2 undervisningsdage der er fokus på 10 essentielle emner i IT-kontrakterne, som oftest er genstand for diskussion og uenighed mellem kunde og leverandør. Kurset er opbygget med et operationelt fokus for øje, så du bliver indført i metoder og værktøjer, der kan hjælpe dig med at arbejde med dine IT-kontrakter ud fra en konkret og praktisk vinkel.

Kurset henvender sig både til indkøbs- og salgssiden. Du sidder f.eks. i en stilling som bid manager, contract manager, indkøber, leverandør eller jurist.

Læs mere: Praktisk IT Contract Management

 

Grundlæggende kontraktret

Få den juridiske grundforståelse om de vigtigste dele af kontrakten, hvilke regler der gælder herfor, samt hvordan forhandlingsmæssige, kommercielle og operationelle forhold spiller sammen med de enkelte temaer og klausuler i kontrakten. Kurset er velegnet til alle uden juridisk uddannelsesbaggrund eller dig, der trænger til et juridisk brush up på området. 

Læs mere: Grundlæggende kontraktret

 

VPK Metoden - Visuel Positiv Kontraktstyring  

VPK metoden er en brugervenlig, praktisk, hands on metode til at arbejde med visuel, positiv kontraktledelse gennem hele kontraktens livscyklus. Den visuelle og positive tilgang skaber et mere proaktivt og gunstigt miljø for løsning af konflikter og fremmer opbygningen af det gode samarbejde.

VPK Metoden er udviklet i samarbejde med udbud, kontraktbrugere, ledelse og leverandører, og har fået ros for den realistiske, brugervenlige, praktiske tilgang til kontraktstyring.

Læs mere: VPK Metoden- Visuel Positiv Kontraktstyring

 

Strategisk Indkøb

Bliv opdateret på gængse og nye metoder indenfor indkøb. 

Traditionelt er der i Indkøb fokus på optimering af værdiskabelse og reduktion af omkostninger, men i en mere ustabil verden er det også nødvendigt at fokusere på stabile forsyningskæder, social ansvarlighed og ikke mindst at være en bæredygtig, grøn organisation. På dette kursus får du en opdatering i de grundlæggende principper og best practice metoder indenfor Indkøb koblet med teori og praksis om bæredygtighed, riskmanagement og stabile forsyningskæde.

Kurset er designet til dig der til dagligt arbejder med indkøb enten som leder eller medarbejder, og ønsker nye redskaber til at løfte kompetencer og performance til et højere niveau. 

Læs mere: Strategisk Indkøb 

 

Negotiate, draft and manage contracts in English

The aim of the course is to enable its participants to better understand, connect and integrate commercial, technical and legal issues. E.g. how to optimally negotiate, draft and manage warranties and best efforts clauses, liquidated damages, limitation of liabilities, force majeure and indemnification clauses, etc. in relation to the business purposes, the project risks involved, the legal requirements, which amounts and ceilings are commonly agreed to, the applicable law etc.

The course is for project managers, contract managers, bid managers, procurement managers etc., who wants to improve their understanding and ability to negotiate, draft and manage contracts in English.

Read more: Negotiate, draft and manage contracts in English
 

Drafting international commercial contracts

By taking this course, you will understand the basic legal considerations when negotiating and drafting international commercial contracts, subject to different choices of law and jurisdiction. You will be able to understand the most important differences between common and civil law, and how you must adress this when negotiating and drafting international contracts. You will also be able to understand the "mindset" of negotiaters and drafters from other jurisdictions better, and by doing that, you will be better to propose and implement the necessary solutions to the benefit of your organisation or client.

The typical participant work as a lawyer, a contract manager or inhouse counsel in an SMV, export company, a multinational company, in a public procurement organisation or act as an advisor for such company or organisation. The participant has a legal background or considerable experience with drafting contracts in English.

This course is elegible as obligatory continuing education for lawyers.

Read more: Drafting international commercial contracts

 

Vil du vide mere?

Måske sidder du stadig med spørgsmål som: Hvad er effekterne af contract management og hvordan gavner det min organisation? Herunder kan du se svarene på de oftest stillede spørgsmål.