Hvad er Contract Management?

 

Contract Management er en tværfaglig disciplin, der kræver både faglige kompetencer og sociale og kommunikative evner.

 

Kontrakter handler først og fremmest om at løse et forretningsbehov. Mange forskellige dele af organisationen deltager i at formulere dette behov i kontrakten og i den efterfølgende drift. 

Ofte savner organisationer imidlertid viden om hvilke processer og aktiviteter, der skal udføres for at få det optimale udbytte af kontrakten. Endvidere skal det afklares, hvorledes de forskellige roller og ansvar skal fordeles undervejs i kontraktens livscyklus. Dette medfører tab af værdi og risiko for spændinger, uenighed og konflikt – internt såvel som i forholdet mellem kunde og leverandør.

Contract management handler om at optimere håndteringen af kontrakter – fra vugge til grav. Virksomheder og organisationer skal derfor beherske contract management på samme måde, som de f.eks.skal beherske indkøb, projektledelse, økonomistyring og forvaltning. 

At kunne indføre contract management i en organisation afhænger dels af det enkelte individs viden, kompetencer og engagement, dels af om ledelse og organisation tackler dette som en team.

For at kunne løse denne opgave, vælger flere og flere organisationer at udpege personer med særlig viden om contract management, ofte kaldet contract managers. Endvidere integreres contract manager-rollen helt eller delvist i andre jobfunktioner, hvor en stor del af tiden anvendes med kontrakt-relaterede aktiviteter, f.eks. i rollen som strategisk indkøber, projektleder, udbudskonsulent, bid-manager mv. At være contract manager behøver derfor ikke at ligge i jobtitlen, men kan være en del af den funktion man varetager. Men hvad kræver det at opfylde rollen som contract manager?

Contract managerens tværfaglighed

Kontrakter rummer både økonomiske, tekniske og juridiske aspekter. Som en god contract manager skal du kunne overskue og tilgodese dem alle i planlægningsfasen såvel som i udførselsfasen.

Udover dine faglige færdigheder kræver det analytisk sans, gode kommunikative evner, og ikke mindst viljen og evnen til at sætte sig ind i "de andres faglige verdener". Samtidig ved du, at organisationen ikke er fyldt med robotter, men mennesker som skal motiveres og føle ejerskab til kontrakten. Derfor har du mange forskellige kasketter på, når kontrakten skal styres i mål. 

Det forretningsmæssige perspektiv

Dit forretningsmæssige perspektiv skal først og fremmest være på plads. Som contract manager ser du kontrakten som et redskab, der skal opfylde nogle forretningsmål. 

Hvad er business casen? Hvordan omsættes business casen til forretningsmål og krav, som kan formuleres i en kontrakt? Hvordan kan markedet opfylde forretningsbehovet? Hvordan kan man som tilbudsgiver afgive et konkurrencemæssigt bud, der taler ind i kundens forretningsbehov og strategiske behov? Hvordan forstår man at gøre sig attraktiv som kunde, så flest mulige leverandører vil byde? Hvordan kan man lave et kommercielt eftersyn af kontraktens klausuler, så de passer til marked, evner og behov? Hvordan skal evalueringskriterier udvikles og anvendes? Hvilke nøgleindikatorer viser, at vi er på rette vej? 

Det juridiske perspektiv

Samtidig er dit juridiske perspektiv altid nærværende. Du sikrer, at alt går rigtigt, fair og retfærdigt til - fra budfasen og de relevante regler i denne forbindelse over i tildeling og kontraktudarbejdelse samt i den efterfølgende styring af kontrakten.

Du sørger for at sikre, at ulovligheder undgås og risici minimeres, samtidig med at de muligheder der opstår - f.eks. i forbindelse med ændringshåndtering - forfølges bedst muligt. Med andre ord tænker du jura sammen med forretning

Projektlederen

Og så er der leder-kasketten - for som contract manager er det også dit job at styre alle de relationer, praksisser og processer, der omgærder en kontrakts tilblivelse og drift. Du har overblik over processen, og ved hvem der skal inddrages hvornår. Du er også den, der håndterer eventuelle konflikter undervejs. I disse henseender minder din kasket meget om en projektleders.

Hvad laver en contract manager?

En contract manager kan beskrives som en ”juridisk-kommerciel projektleder”(contract and commercial manager), der hjælper organisationen med at inddrage alle relevante forretningsmæssige, projektmæssige, tekniske og juridiske forhold, inden organisationen køber eller sælger varer og tjenesteydelser. Når kontrakten er underskrevet og går i drift, er det contract managerens job at sørge for, at alt dette bliver fulgt op.  

Undervejs skal der tages hensyn til såvel strategiske som taktiske emner. Det kan være, hvorledes kontrakter skal understøtte indkøbstrategier eller hvorledes man taktisk og operationelt planlægger at gennemføre kontrakten.

Contract management opgaver:

Der er en række opgaver, som kendetegner arbejdet med contract management:

1.    Evne til at kunne overskue kontraktens forskellige faser, fra behovsafklaring over i budfase, udarbejdelse og forhandling, til implementering og drift samt afslutning og erfaringsopsamling

2.    Viden om hvilke aktiviteter, der indgår i de forskellige faser

3.    Agere bindeled og omdrejningspunkt mellem de forskellige dele af organisationen og i forbindelsen med kunder eller leverandører

4.    Kunne forstå og forene forretningsmæssig, teknisk og økonomisk tankegang med juridisk tankegang og projektledelse

5.    Virke som både kommerciel og juridisk projektleder på større indkøb, udbud og salg

6.    Planlægge og afholde forhandlinger – både internt og eksternt

7.    Planlægge og varetage ændringshåndtering og konfliktløsning

8.    Optimere processer, aktiviteter, kontrakter og kommunikation internt såvel som eksternt i forhold til kunder og leverandører

Hvis du synes, det lyder som en omfattende rolle at være contract manager, kan vi berolige dig. Du skal ikke være ekspert inden for alle områder, men du skal kunne vurdere, hvornår det er nødvendigt at inddrage andre fagekspertiser.

Med en uddannelse i Contract & Commercial Management, bliver du klædt på med den fornødne viden til at kunne vurdere en helt række emner selv, men samtidig også hvornår det er nødvendigt at inddrage andre forretningsområder eller eksperter - eksempelvis vedrørende kravsspecifikationer, udbudsregler, juridisk specialviden mv. 

 

At være contract manager behøver ikke ligge i titlen 

Der er i dag en stor diversitet i forholdet mellem jobtitel og funktion, og derfor kan du sagtens udøve contract management til daglig, uden at det indgår i din jobtitel. Du er måske strategisk indkøber, udbudskonsulent, udbudsjurist, bid manager, procurement manager, IT contract manager, category manager, commercial manager, projektleder, fuldmægtig eller kontorchef? 

Nogle gange ses det også, at man bærer forskellige titler afhængig af virksomhedens fokus eller den uddannelsesmæssige baggrund - f.eks. ”Legal contract manager”, ”Commercial manager”. 

På vores mest populære uddannelse, CCM Practitioner, er det f.eks. under 50% af deltagerne, der bærer jobtitlen Contract Manager, mens de øvrige deltagere arbejder med disciplinen contract management som en integreret del af deres jobfunktion.

 

Udvid og dokumentér dine kompetencer med en CCM-certificering

Hos NSCCM udbyder vi kurser og uddannelser i contract management på flere niveauer: fra det operationelle niveau med fokus på viden om processer, aktiviteter og værktøjer til det taktiske og strategisk niveau med fokus på bl.a. ledelse og organisationsudvikling.

Uddannelserne vil give dig viden, kompetencer og værktøjer, som gør det muligt for dig at forstå og ibrugtage de vigtigste principper og teknikker ved contract management fra første dag.

Både du og din organisation er bedre tjent, hvis de personer, der håndterer kontrakterne, er klædt ordentlig på til opgaven. En certificering dokumenterer dine kompetencer og stiller garanti for at du ved, hvad du laver.  

 

Find det forløb, der passer til dig

NSCCM har samlet et eksperthold af undervisere, der har den nyeste viden inden for alle tre perspektiver på CCM. Du kan læse mere om vores underviserteam her 

Nedenfor kan du se vores udvalg af kurser og uddannelserne for både jurister og ikke-jurister. Forløbene er udviklet, så de gradvist klæder dig på til at styre og lede stadigt flere komplekse aspekter af kontrakter. 

Kommerciel kontraktret

Få den juridiske grundforståelse, der klæder dig på til dialogen med udbudsjurister og advokater. Kurset er velegnet til alle uden juridisk baggrund eller dig, der trænger til et brush up inden du starter på vores IACCM/World Commerce & Contracting certificerings-uddannelse. Læs mere om kurset Kommerciel kontraktret

CCM Fundamentals

Fundamentals er for dig, der ikke på forhånd kender contract management, men gerne vil klædes på til at kunne varetage det fundamentale. Du er f.eks. indkøber, sælger, kontorchef eller projektleder. Uddannelsen giver dig en grundcertificering som ’Associate’ og kan være et godt afsæt, hvis du vil uddanne dig videre på Practitioner-niveau. Læs mere om kurset CCM Fundamentals

CCM Practitioner

Arbejder du allerede med contract management til daglig, er CCM Practitioner det rette sted for dig at starte. Practitioner er første trin i IACCM/World Commerce & Contracting’s flagskib af certificeringer. Uddannelsen er for dig, der arbejder intensivt med kontraktprocesser i det daglige. Du indtager typisk en aktiv, ansvarshavende rolle, i samarbejde med nærmeste ledelse. Læs mere om uddannelsen CCM Practitioner

CCM Advanced Practitioner

Som de første i Norden kan vi nu byde velkommen til Advanced Practitioner-niveau, der pt. er den højeste CCM-certificering opnåelig på det nordiske uddannelsesmarked. Uddannelsen er for dig, der udøver kontraktstyring på ledende niveau og ønsker at styrke dine kompetencer med førende, international best practice og forskning. 

Advanced Practitioner blev udbudt første gang i efteråret 2020. Læs mere om uddannelsen Advanced Practitioner

 

Vil du vide mere?

Måske sidder du stadig med spørgsmål som: Hvad er effekterne af contract management og hvordan gavner det min organisation? Herunder kan du se svarene på de oftest stillede spørgsmål. 

 

 

FAQ

Hvad viser forskning om effekterne af contract management?

IACCM/World Commerce & Contracting´s forskning viser, at organisationer i gennemsnit kan hente helt op til 9,2 % i gevinst på at indføre best practice contract management. 

Den engelske Rigsrevision har anslået, at offentlige indkøbsorganisationer kan spare mellem 1 ½ og 2 ½ % på et indkøbsbudget, hvis man indfører contract management 
Tal der er til at føle på, når et andet estimat samtidig lyder, at antallet af kontrakter er steget med 50 % de sidste 25 år – og at 50-75 % af private virksomheders in- og output i dag reguleres af kontrakter.

Hvordan kommer min virksomhed i gang med CCM?

NSCCM udbyder uddannelser på 3 niveauer indenfor Contract & Commercial Management - samt supplerende  kurser indenfor området.

Vi laver gerne lukkede forløb, der er skræddersyet til din virksomhed. Ring og hør nærmere på 70 200 131.

Vil du have gratis inspiration kan du læse vores blogindlæg eller se mere på IACCM/World Commerce & Contrating's website.

Hvordan foregår undervisningen?

På samme måde som projektledelse har udviklet sig til internationalt anerkendte uddannelse og specialiseringer (Prince2, ITIL mv.), har IACCM/World Commerce & Contracting også udviklet uddannelser i contract management til brug for praktikere. 

Derfor henvender vores kurser og uddannelser sig til dig, der ønsker hurtig adgang til den førende viden, processer og praksisser inden for kontraktstyring.

Det får du dels gennem undervisning af førende danske forskere på området og gennem kvalitetssikret undervisningsmateriale i best practice fra over 160 lande. 

Cases du kan relatere til

Hos NSCCM har vi desuden fokus på, at du skal kunne relatere pensum til din egen forretningsvirkelighed. Derfor inddrager vi løbende dine (og dine meddeltageres) perspektiver i undervisningen og bruger dem som cases. På den måde kan du med det samme se, hvordan det du lærer, kan anvendes i dit daglige arbejde. Det tror vi på skaber værdi fra første dag.

Hvordan gavner en certificering i contract management min organisation?

Læs med her og få svar på spørgsmålet ’’Hvorfor contract management?’’

Hvem er NSCCM?

Vi er Nordic School of Contract and Commercial Management. Nordens førende udbyder af certificeringsuddannelser i contract management. Du kan læse mere om hvem, der gemmer sig bag navnet, og hvad vi står for her. 

Hvem er IACCM?

IACCM, International Association for Contract and Commercial Management blev dannet i 1999, og har konstitueret sig som verdens førende organisation indenfor Contract & Commercial Management. I 2020 rundede medlemstallet 70.000 i over 160 lande.

Organisationens formål er at forske i og udbrede anvendelsen af best practice contract and commercial management. Til dette formål har IACCM udviklet en række uddannelser. Som én af få partnere på verdensplan, har vi i NSCCM en aftale med IACCM om at udbyde disse uddannelser.

IACCM har – bl.a. i samarbejde med vores undervisere i NSCCM – udgivet en række bøger, der anvendes som pensum på de CCM-uddannelser, vi udbyder.

I undervisningen tager vi også udgangspunkt i en række undersøgelser, forskning og standarder som kontinuerligt bliver videreudviklet i IACCM. På IACCM's website kan du finde deres samling af de bedste og nyeste politikker, standarder og vejledninger, der kan hjælpe jer med at forbedre jeres praksis, tilgange og resultater.

 

Navneændring i 2020 fra IACCM til World Commerce & Contracting

I forbindelse med deres nye design og website i 2020 valgte IACCM at ændre navn til World Commerce & Contracting. Det kan måske tage lidt tid at huske det nye navn, men der er heldigvis sørget for en god overgangsperiode i navnetransitionen. I en længere periode vil IACCM’s website være aktivt, og derfra kan du linke direkte over på World Commerce & Contracting nye website.

World Commerce & Contracting’s website har flere funktioner, men er opbygget mere overskueligt end det tidligere, så du hurtigt kan danne dig et overblik og nemt finde det du søger.

Læs mere om World Commerce & Contracting/IACCM på deres website.

Vidste du at...

virksomheder, der indfører contract management, ofte får højere værdi på børser? De sælges til en højere pris, da kontrakternes værdi og risici kendes nøjagtigt – derfor tør købere og investorer betale mere.